یکی از فوریت های اصلی شرکت ها با هدف افزایش کارائی، انجام امور روزانه و پيگيري های سروقت و منظم توسط مدیران می‌باشد. مديران در هر زمان باید بتوانند از وضعیت گردش کارها آگاه شده و موانع پیشبرد امور را شناسایی کنند.
سامانه گردش کار و اسناد همگام با ایجاد زیرساختی قابل اعتماد برای گردش انواع فرم‌های اداری، امکان پیگیری صحیح آنها و گزارشگیری های دقیق، امکان بهبود گردش کارها را فراهم می کند.
نکته مهم این است که نباید این سامانه را با سامانه های مکاتبات و دبیرخانه اشتباه نمود، زیرا این سامانه با سایر برنامه های کاربردی و تمام اسناد سازمانی پیوند برقرار می کند.
